Käytännön optimistin vinkit oman ajankäytön seurantaan

Tiedämme kaikki, että aika on arvokasta ja sen käyttöä on syytä priorisoida. Mutta millä perusteella? Mikä on tärkeää ja mihin se oma aika käytännössä kuluu? Tässä yksi dataohjautuvan ihmisen keino seurata ja suunnitella omaa henkilökohtaista ajankäyttöään.

Ajankäytön seuranta

Monet ovat varmasti tottuneet seuraamaan työpaikalla eri asioihin käyttämäänsä aikaa työajanseurantaan tai projektinhallintaan tehdyillä työkaluilla sovitulla tarkkuudella. Oli kyseessä kellokorttityyppinen tulo- ja lähtöajan kirjaaminen tai tehtäväkohtainen tarkempi ajanseuranta, samaa ideaa voi hyödyntää oman ajankäytön hallintaan. On helpompaa ‘antaa asioille aikaa’, kun tietää minkä verran aikaa on annettavana – ainakin näin suunnitelmallisen ihmisen mielestä.

Kalenterin käyttäminen

Olemme oppineet lapsesta asti suunnittelemaan ajankäyttöämme. Perinteinen koulun lukujärjestys on ajanseurantaa selkeimmillään: alkuaika, loppuaika, ja välillä eri oppitunteihin käytetyt ajat. Ruokatunti. Välitunti. Ulkoilua. Perinteinen kalenteri ja sen viikkonäkymä on juuri tällainen lukujärjestys, ja itsellenikin tuo viikkonäkymä on kaiken a ja o. Käytän tähän tarkoitukseen google-kalentereitani. Niitä on useita eri tarkoituksiin, mutta ajanseurantaan lähinnä nämä:

  • Yleiskalenteri, jossa on omat menot ja tapahtumat.
  • Opiskelukalenteri, jossa kurssit ja koulutus. Tällä hetkellä ihanan tyhjä, kun sain töiden ohella tehdyn KTM-tutkintoni valmiiksi elokuussa. Seuraavaa päähänpistoa odotellessa.
  • Harrastuskalenteri, jossa treenit ja muut harrastukset.
  • Omat projektit, freelancer-roolissa tekemäni projektit.
  • Vapaaehtoishommille oma kalenterinsa, kuten Tiistai-klubi-kalenteri.

Käytän erillisiä kalentereita kahdesta syystä: tuntien seuranta ja mahdollisuus valita mitkä kalenterit näkyvät eri tilanteissa. Ensimmäinen syy on tekninen, koska eri kalentereista saan datan ulos erillisinä. Jälkimmäinen syy sen sijaan on käytännöllisyyden lisäksi psykologinen: voin asioiden limittämisen ja järjestelemisen lisäksi piilottaa osan kalentereista, jolloin en tunne itseäni kiireiseksi. Kussakin kalenterissa on suunnitellut tunnit, jotka korjaan päivän mittaan vastaamaan toteutunutta ajankäyttöä. Pieni rutiini, jonka olen opetellut vuosien aikana.

Asioiden tärkeysjärjestys ja sen päivitys

Mietin tietyin väliajoin, paljonko haluan käyttää mihinkin asiaan viikoittain aikaa – mikä on tärkeää. Paljonko liikkumiseen ja ulkoiluun, paljonko päivätyöhön, mitä tarvitsen rauhoittumiseen ja nukkumiseen, ja niin edelleen. Näin suunnittelen ajankäyttöäni isompina lohkoina. Esimerkki jaosta alla.

Nämä jaan haluamilleni kohteille ja merkkaan ne Google-kalentereihini toistuvina tapahtumina: haluan esimerkiksi käyttää liikuntaan noin 10 tuntia viikossa, mikä on 6 % ajastani. Tarkistan ja muokkaan merkinnät yleensä viikoittain, jolloin päivitän tiedot ja sovitan eri kalentereiden tapahtumat toisiinsa. Pyrin jättämään tarpeeksi tyhjää tilaa yllätyksille ja niille hetkille, kun asiat eivät suju suunnitellusti.

Joka aamu tarkistan kaikki päivän asiat, ja mietin prioriteetit – onko tämä tehtävä tänään, lähiaikoina vai ei ollenkaan? Tästä aiheesta kannattaa vilkaista myös Suvin kirjoittama blogipostaukset Sampo Sammaliston oppien mukaisesta työpäivien suunnittelusta ja oman ajan hallinnasta.

Käytetyn ajan analysointi

Haen toteutuneet tunnit kalenteristani lisäosan avulla google-taulukkoon analysoitavaksi. Jos kyseinen toimenpide kiinnostaa, ohjeet löytyy esimerkiksi omasta blogistani. Tämä mahdollistaa paremman suunnittelun jatkossa: paljonko aikaa oikeasti kuluu, tuntuuko suunnitelma toimivalta ja onko prioriteetteja tarkistettava.

En analysoi ajankäyttödataani jatkuvasti, ainoastaan silloin kun on tarpeen harkita uusiksi prioriteetteja. Välillä elämässä on tärkeintä tuijottaa metsänrantaa, seinää tai toista ihmistä – jos on tahtotila, on aikaa. Olen numeroihmisenä dataohjautuva myös elämäni suunnittelussa, data tekee päätöksistä realistisempia ja vähentää hyvän ihmisen huonoa omaatuntoa, kun ei ehdi tekemään kaikkea. Päätän vähän väliä lisätä prioriteetteihin tyhjää tilaa, että olisi enemmän aikaa haaveilla. Välillä se haaveilun aika kuluu tähän käytännön optimismiin.

 


Kirjoittaja Kaisu Koskiaho on Tiistai-klubin talousvastaava, joka tekee päivätyökseen web-analytiikkaa ja omina projekteinaan online-markkiointia ja WP-sivuja. Tunnustautuu herkästi innostuvaksi, luovaksi ja loogiseksi numeroihmiseksi.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *