Suunnittele työpäiväsi

Miksi työpäivän suunnittelu kannattaa? Yksinkertaisesti siksi, että se säästää aikaa, lisää tehokkuutta ja vähentää stressiä.

Sampo Sammalisto kävi puhumassa meille tammikuussa ajanhallinnasta. Yksi hänen aiheistaan oli työpäivän suunnittelu. Kun suunnittelee päivänsä, tulee samalla sitoutuneeksi työtehtävien tekemiseen. On myös osa työn aloitusta miettiä, kuinka työn aikoo tehdä.

Kaikki työtehtävät (ja muukin elämä) kannattaa Sammaliston mielestä laittaa kalenteriin. Siis ihan kaikki. Näin saa oman aikansa haltuun ja työt tulevat, ainakin todennäköisemmin, tehdyksi. Kalenterin avulla voi ulkoistaa oman työmuistinsa, jolloin se ei ylikuormitu.

Etenkin luovassa työssä tämä on tärkeää, sillä aivot tarvitsevat tilaa ja tyhjäkäyntiä luovaan ajatteluun.

Suunnittelu lisää myös proaktiivista työntekoa eli sinä itse päätät mitä teet ja milloin. Välillä on toki reagoitava ulkoapäin tuleviin pyyntöihin, toiveisiin ja tarpeisiin, mutta oleellista on, että suunnitelmallisen työnteon määrä säilyisi suurempana.

Yksinkertaisimmillaan töiden suunnittelu sujuu näin:

Joka perjantai: Tee viikkosuunnitelma seuraavalle viikolle. Laita kaikki tulevat tehtävät kalenteriin. Näin vältät myös sunnuntaiahdistuksen, kun tiedät, mitä seuraavalla viikolla on odotettavissa.

Joka aamu: Katso ensimmäisenä viisi minuuttia kalenteria. Mitä tänään pitää tehdä ja millä aloitat? Onko jokin muuttunut ja tehtäviä järjesteltävä uudelleen? Ensimmäisenä ei kannata avata sähköpostia tai somea, sillä se johtaa vain reaktiiviseen työntekoon. Vireystila on useimmilla parhaimmillaan aamupäivästä, joten silloin kannattaa hoitaa tärkeimmät ja vaikeimmat työt.

Miten tämä toimii käytännössä?

Parin viikon kokeilun perusteella loistavasti. Kiireen tunne on selvästi vähentynyt, päivät ovat selkeämpiä ja asiat tulevat tehdyiksi. Ihan kuin jopa ajattelu olisi hiukan selkeytynyt ja uusia ideoita olisi alkanut pulpahdella aiempaa enemmän.

Sammalisto suosittelee ajastamaan kaikki tehtävät kalenteriin, jolloin kalenteri muistuttaa niistä. Itse en ole kuitenkaan kokenut muistutusta tarpeelliseksi. Ärsyynnyn muutenkin kaikista kalenterimuistutuksista, ja työpäiväni eivät ole niin kauheaa silppua etteikö töitä kykenisi muistamaan, ainakin jos vilkaisee kalenteria pari kertaa päivän mittaan.

En ole myöskään laittanut kalenteriin ihan jokaista pikkuasiaa. Kalenterin pyrin jättämään aina sen verran väljäksi, että jokaiseen päivään mahtuu myös jotain yllättävää eivätkä ne kaada ajanhallintaa.

Suurin helpotus on kuitenkin ollut ylivoimaisesti sähköpostin käytön vähentäminen. Vasta nyt kun tietoisesti avaa sen vain pari kertaa päivässä, huomaa kuinka paljon energiaa se vie. Katso Sammaliston vinkit tehokkaaseen sähköpostin käyttöön aiemmasta blogitekstistäni.
Suosittelen kokeilemaan työpäivän suunnittelua. Ja kannattaa aloittaa nyt heti!

Lue myös aiheeseen liittyvä aiempi blogitekstini: Oma aika hallintaan


Kirjoittaja Suvi Huttunen on toista vuotta Tiistai-klubin hallituksessa verkkosivuvastaavana. Hän työskentelee sisällöntuottajana, freelance-toimittajana ja viestinnän asiantuntijana omassa yrityksessään. Suvi on kiinnostunut erityisesti digitaalisesta viestinnästä, tarinankerronnasta ja asiakaspolun kehittämisestä.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *