Oma aika hallintaan

Vuoden aluksi filosofian tohtori Sampo Sammalisto kävi kertomassa meille hyvin konkreettisia vinkkejä ajanhallintaan.

Sammalisto puhui pääasiassa kolmesta asiasta: työn keskeyttäjistä, sähköpostin käytöstä ja työn suunnittelusta. Tässä keskityn näistä kahteen ensimmäiseen. Työn suunnittelusta on luvassa myöhemmin.

Koska itseltäni, kuten varmasti monelta muultakin, tunnit tuntuvat loppuvan jatkuvasti kesken, päätin Sammaliston vinkeistä innostuneena kokeilla, miten ne toimivat käytännössä.

Keskeytykset laskevat työtehoa ja aiheuttavat stressiä

Toisin kuin moni luulee, ihminen, edes nainen, ei pysty keskittymään kahteen tai useampaan asiaan kerrallaan. Jos yrittää tehdä kahta asiaa samanaikaisesti, keskittyminen vain siirtyy asiasta toiseen. Sen seurauksena työteho laskee, kun jatkuvasti joutuu etsimään katkennutta ajatusta.

Jatkuvat keskeytykset tekevät työpäivästä sirpaleisen, jolloin tekemättömien töiden jono kasvaa, mikä aiheuttaa stressiä. Sammalisto muistuttikin, että stressittömin tapa tehdä työtä on tehdä yksi asia alusta loppuun.

Samanlaiset työtehtävät kannattaa niputtaa yhteen eli hoitaa esimerkiksi kaikki meilit tai puhelut kerralla. Näin uuteen työtehtävään ei tarvitse virittäytyä aina uudelleen ja aikaa säästyy. Tämän olen huomannut itsekin juuri meilien ja puheluiden kohdalla. Työt hoituvat tehokkaammin, kun tekee koko urakan keskittyen kerralla loppuun.

Sähköposti ei ole reaaliaikainen viestintäväline

Meili on Sammaliston mukaan yksi pahimmista keskeyttäjistä. Suuri osa meistä, minä mukaan lukien, tarkistaa meiliään lähes jatkuvasti, vaikka sähköposti on todella huono reaaliaikaisen viestinnän väline. Puhelin ja pikaviestit toimivat huomattavasti paremmin silloin, kun ihminen pitää tavoittaa nopeasti.

Kokosin tähän listan Sammaliston vinkeistä tehokkaaseen sähköpostin käyttöön:

1. Poista kaikki sähköpostin ilmoitukset saapuvista viesteistä eli äänet, pop-up –ikkunat ja kuvakkeet.
2. Älä pidä meiliä koko ajan päällä. Ohjelman voi laittaa offline-tilaan, jos meilistä tarvitsee hakea jotain työtehtävään liittyvää.
3. Älä avaa sähköpostia ensimmäiseksi aamulla. Muuten alat heti reagoida meileihin, ja koko päivä kuluu reaktiivisessa tilassa proaktiivisen työnteon sijaan.
4. Älä lue meiliä illalla ennen nukkumaanmenoa. Työasioiden miettiminen vie yöunet.
5. Lue meilit vain kaksi kertaa päivässä. Esimerkiksi aamupäivällä ja iltapäivällä puoli tuntia kerrallaan.
6. Käsittele kaikki meilit heti pois inboxista: joko poista ne tai siirrä erillisiin kansioihin. Lue yksi viesti kerrallaan ja päätä, mitä teet sille.

Omalla kohdallani kaikki ilmoitukset ovat olleet pois päältä jo kauan, mutta muut kohdat olen ottanut käyttöön nyt parin viime viikon aikana. Suurin oivallus on kenties ollut se, että mikään asia ei mene ohitse, vaikka en lukisikaan meiliä jatkuvasti eikä reagointiaika yhteenkään meiliin ole silti venynyt liian pitkäksi. Työpäivästä (ja vapaa-ajastakin) vapautuu valtavasti aikaa ja energiaa, kun unohtaa meilin olemassaolon, katsoo ne vain pari kertaa päivässä ja reagoi niihin heti. Työnteko on myös selvästi tehokkaampaa, kun meili ei katko päivää jatkuvasti.

Jos minut siis haluaa tavoittaa jatkossa nopeasti, kannattaa soittaa tai laittaa viestiä.


Kirjoittaja Suvi Huttunen on toista vuotta Tiistai-klubin hallituksessa verkkosivuvastaavana. Hän työskentelee sisällöntuottajana, freelance-toimittajana ja viestinnän asiantuntijana omassa yrityksessään. Suvi on kiinnostunut erityisesti digitaalisesta viestinnästä, tarinankerronnasta ja asiakaspolun kehittämisestä.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *